פגישות עבודה אומנם גוזלות זמן יקר ואנרגיה, אבל הן הכרחיות לצורך חיבור עם לקוחות, התעדכנות לגבי פרויקטים ויצירת קשרים עם עמיתים לעבודה. העלייה של 70% בפגישות שבועיות1 שנרשמה מאז המעבר לעבודה היברידית/מרחוק בפברואר 2020 ממחישה היטב את החיוניות של פגישות עבודה.
עם הכלים והגישה הנכונים, אפשר לשפר את היעילות והפרודוקטיביות של פגישות ולהפוך אותן למשאב קבוע שעומד לרשות הארגון.
שיפור כזה חיוני, במיוחד אם לוקחים בחשבון את העלות של פגישה. ניקח לדוגמה שיחת ועידה עם שישה אנשי צוות, שכל אחד מהם מרוויח מאה אלף דולר בממוצע, והפגישה נמשכת שעה.
זו הוצאה של 420 דולר!2
תארו לכם את אותה פגישה בחברה עם 1,000 עובדים – אפשר לדמיין את גודל ההוצאה.
רוב הידע שמשותף בפגישות אינו זמין לשימוש מאוחר יותר
אפשר לסכם את עיקרי הפגישה בכתב ולהקליט אותה, אבל עד כמה אתם מקפידים לתעד כל פרט קריטי או להקשיב להקלטה? סביר להניח שאתם לא.
רוב הסיכויים שבפגישה עצמה אתם עסוקים באינטראקציות עצמן, ואחריה אתם כבר עוברים לפרויקט הבא או מתכוננים לשיחה הבאה. וכך אתם שוכחים רעיונות, החלטות ושאלות שאולי היו לכם. אבל יש גם דרך אחרת.
אין סיבה שתצטרכו:
- לתעד בכתב כל מחשבה
- לחכות שיסדרו לכם גישה להקלטות
- לבקש מעמיתים לעבודה שיעדכנו אתכם לגבי שיחות קודמות
- לחפש מידע שיעזור לכם לעשות את העבודה בצורה טובה יותר
חשוב שהפגישות שלכם יוקלטו ויסוכמו ושפרוטוקול הפגישה יהיה זמין באופן אוטומטי לכולם (אם נתתם הרשאה).
כאן נכנס לתמונה Generative AI, כמו GPT ו-LLM
מה זה בדיוק GPT ואיך זה עובד?
סביר להניח שכבר שמעתם על ChatGPT של OpenAI או אפילו התנסיתם איתו קצת. מדובר במנוע צ'אטבוט מבוסס-AI שמספק תגובות תבוניות המבוססות על פרומפטים.
אנשים משתמשים ChatGPT כמעט לכל מטרה, מהנהלת חשבונות, קבלת ייעוץ עסקי, כתיבת פוסטים ברשתות חברתיות, יצירת ראשי פרקים ועד כתיבת קוד תוכנה.
Generative Pre-trained Transformer (GPT) הוא מודל AI שאפשר להשתמש בו בדרכים שונות. הוא מסתמך על מיליארדי נתוני Large Language Model (LLM) של טקסט, כגון מאמרים, אתרי אינטרנט או פגישות.
במהלך פגישות, GPT ו-Speech-to-Text (STT) יכולים לשתף פעולה כדי לבצע משימות שונות, לדוגמה תמלול שמע, יצירת פרוטוקול פגישה, זיהוי דוברים, ניתוח רגשות ואיתור שאלות ותמות חשובות.
שלושת השלבים לשדרוג פגישות Microsoft Teams באמצעות Generative AI הם:
➊
הקלטה ותיעוד אוטומטיים של תוכן הפגישות
תיעוד תוכן הפגישות מתחיל בהקלטה ותמלול אוטומטיים של השמע מהפגישה, בשילוב עם הקלטה של מה שמופיע על המסך, כמו שיתוף מסך.
דמיינו לעצמכם שאתם בפגישה – מרחוק, היברידית או פנים אל פנים – והיא כוללת הרבה שיתוף מידע כך שקשה לעמוד בקצב. או שיש לכם צוות שזקוק לנגישות רבה יותר, מלבד האזנה לשיחה.
תמליל שמופק באופן אוטומטי מקל על כבדי שמיעה להשתתף בשיחה.
איך זה עובד?
תמלול אוטומטי ממיר את הקלטת הפגישה לטקסט ומסנכרן אותו עם שיתוף המסך, כך שלא תפספסו אף פרט חשוב. אנחנו קוראים לזה "תוכן הפגישה".
בהתבסס על תוכן הפגישה, Generative AI יוצר פרוטוקול פגישה מבוסס-AI והופך את הפגישות למשאב שאפשר לעשות בו שימוש חוזר.
כדי לתעד באופן אוטומטי את תוכן הפגישה נדרשים מספר אלמנטים נוספים:
- הבנת שפה טבעית (NLU): שיפור הדיוק על ידי זיהוי ההקשר והמשמעות של מילים, כולל ניבים, סלנג וז'רגון הנפוצים בפגישות.
- זיהוי דוברים: הפרדת הדוברים בפגישה, שיפור הדיוק של התמלול וזיהוי ושיוך של קולות לדוברים ספציפיים.
- ניתוח רגשות: ניתוח תמלולי פגישות כדי לזהות רגשות וגישות לספק תובנות לגבי מצב הרוח והטון בפגישה. ניתוח כזה יכול לסייע בהבנת נקודות מבט ודעות אחרות.
➋
אוטומציה של פרוטוקול פגישה ובינת שיחה (CI) באמצעות Generative AI
לא קל לרשום הערות במהלך פגישה ועדיין לשמור על ריכוז מלא. בדרך כלל, בזמן שאנחנו מסכמים את עיקרי השיחה בכתב או במחשב, המצגת, תהליך סיעור המוחות או הריאיון עם הלקוח נמשכים – ובסופו של דבר אנחנו מתקשים לשמור על ריכוז.
ובנוסף, הסיכום נכתב מנקודת מבטנו בלבד. יתר המשתתפים מסכמים את הדברים מנקודת מבטם שלהם. כשמדובר בשלושה-ארבעה משתתפים, מקבלים בסופו של דבר מספר נקודות מבט ייחודיות.
פרוטוקול פגישה מבוסס-AI מעניק לכם כלי אחד שמרכז סיכומים של כל משתתפי הפגישה.
בכך הוא מאפשר לכם, ללקוחות, לעובדים או לספקים שלכם לתקשר באופן חופשי במהלך הפגישה, ובסופה של השיחה, התוכן שלה הופך באופן אוטומטי לתובנות שאפשר לפעול על פיהן. על סמך התובנות החדשות המבוססות על בינת שיחה אתם יכולים לקבל החלטות מושכלות.
פרוטוקול פגישה מבוסס-AI מספק לכם:
- סיכום פגישה
- עיקרי דברים
- פריטי פעולה
- החלטות שהתקבלו
- שאלות שנשאלו/שנענו
- דגשים מרגעים חשובים
- סיכומים ספציפיים לדובר
פרוטוקול פגישה מבוסס-AI הוא כמו לנהל שיחה עם סיכומי פגישה בכתב
השיטה הנוכחית שלכם להפקת פרוטוקול פגישה היא כמו לקרוא ספר. אתם קוראים את הסיכומים, מנסים להפיק תובנות מהמידע שנכתב – וממשיכים הלאה. עם פרוטוקול פגישה מבוסס-AI, אתם בעצם מנהלים שיחה עם הסיכומים שלכם.
במקום לבקש ממישהו אחר לסכם את הפגישה בכתב כשאין לכם אפשרות להשתתף בה, אתם יכולים לבקש מסיכום הפגישה שהופק באמצעות AI לפרט את עיקרי השיחה.
במהלך הדרכה על מוצר חדש, במקום לסכם את הדברים בכתב או לעיין בצ'אט, אפשר לבדוק אילו שאלות העלו המשתתפים. אפשר גם לבדוק מי שאל אותן ומה היו התשובות.
➌
ריכוז פרוטוקולי פגישה מבוססי-AI ובינת שיחה במקום אחד
נכון לעכשיו, סיכומי הפגישות מבוססי ה-AI ובינת השיחה שלכם נמצאים במאגרים נפרדים. מה הטעם להשתמש ב-Generative AI אם אתם או אנשים אחרים לא יכולים למצוא ולצרוך את המידע בקלות?
חשוב שההקלטות, התמלילים ופרוטוקולי הפגישות מבוססי-ה-AI יהיו שמורים זה לצד זה וזמינים באופן מיידי לכולם. אחרת, אין ברירה אלא לגלול בצ'אטים ישנים ב-Microsoft Teams, לבקש גישה לקישורים ולבזבז זמן בניסיון לחבר בין כל פריטי המידע.
עם פרוטוקולי פגישות ובינת שיחה מבוססי-AI כמו:
- ראיונות עם מועמדים
- שיחות עם לקוחות
- הדגמות מוצר
- פגישות אישיות
- סקירות עסקיות רבעוניות
- פגישות קבוצתיות
- מחקר מוצר ו-UX
- הכשרת עובדים
- עדכוני פרויקט
אתם למעשה יוצרים אינדקס של תוכן שימושי לטובת הארגון, שיתרום לקבלת החלטות טובות יותר באופן קבוע.
בארגון שלכם מתקיימות מאות פגישות מדי שבוע, כולל פגישות שלא הוזמנתם אליהן אבל שיכולות להועיל לעבודה שלכם.
נניח שאתם מנהלי מוצר שעומדים בראש פרויקט ממושך לעדכון מוצר שאמור לצאת בעוד מספר שבועות. אתם יודעים שצוותי המכירות, השיווק וקשרי הלקוחות שלכם מנהלים שיחות סדירות עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים שצפויים להשתמש בפיצ'רים החדשים.
מצד שני, נמאס לכם לבקש מעמיתים לעבודה שישלחו לכם סיכומי שיחות חד-צדדיים או קישור להקלטה ארוכה בפלטפורמה אחרת.
ואז הארגון שלכם מתחיל להשתמש באפליקציית פגישות מסוג עוזרת וירטואלית כדי לרכז את תוכן הפגישות במקום אחד. עכשיו אתם יכולים לקבל גישה להקלטות ולחפש שמות של פגישות, כמו "שיחת לקוח Mega Corp".
אפשר לבצע חיפושים בפרוטוקל פגישה מבוסס-AI כדי למצוא את כל הנושאים שנידונו בשיחה ולשמוע את הדברים ישירות מהלקוח.
חדש: הפיצ'רים החדשים מבוססי ה-Generative AI של AudioCodes Meeting Insights
AudioCodes Meeting Insights רותמת את העוצמה של קולות הדוברים בשילוב עם Generative AI כדי להפיק פרוטוקול פגישה באופן אוטומטי בכל פגישת Microsoft Teams.
אפליקציית Meeting Insights מקליטה ומארגנת באופן אוטומטי את כל האלמנטים של כל פגישה מקוונת של הצוות שלכם. אפליקציית Meeting Insights היא עוזרת וירטואלית לפגישות שמתאפיינת בגישה כלל-ארגונית.
היא מעניקה לכל הצוות גישה לתוכן של פגישות, כך שלכולם יש גישה למידע שיאפשר להם לקבל החלטות טובות יותר.
איך זה עובד:
- Meeting Insights Assistant (ובקיצור, Mia) מצטרפת לכל הפגישות הפנימיות או החיצוניות של הארגון ב-Microsoft Teams ומקליטה אותן באופן אוטומטי.
- תמליל הפגישות והתוכן שלהן נשמרים במאגרי Meeting Insights של החברה.
- Generative AI מנתח במהירות כל חלק בפגישה.
- סיכום הפגישה המופק באמצעות AI, השאלות הספציפיות של הלקוח והתשובות להן, נושאי שיחה רלוונטיים ודגשים חשובים מכל פגישה ב-Teams זמינים לגישה ולשיתוף.
כבר לא צריך לגלול בצ'אטים של פגישות Teams ישנות. כל ההקלטות מהפגישות הארגוניות זמינות באפליקציה אחת.
הוזמנתם לפגישה ואין לכם אפשרות להשתתף? תדאגו ש-Meeting Insights ישתתף, יתעד ויארגן את כל הפרטים בפגישה בת השעה, כך שתוכלו להתעדכן בפרטים תוך חמש דקות.
1 https://reclaim.ai/blog/productivity-report-one-on-one-meetings
2 https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator
